CÉGKAPU ADMINISZTRÁCIÓ LÉPÉSRŐL LÉPÉSRE – KÖNYVELŐK, ÜGYKEZELŐK ÉS JOGOSULTSÁGOK FELVITELE

A legalapvetőbb cégkapu adminisztráció az ügykezelő felvitele és jogosultságainak szabályozása. Kis- és középvállalkozásokban nagy valószínűséggel a könyvelő lesz, akit elsőként – de lehet, hogy utolsóként is – felvisznek. A feladatot – amelytől január 1-től az adókötelezettségek teljesítésének zavartalansága függ – igazság szerint a cég ügyvezetőjének kell elvégeznie – de lehet, hogy ez is a könyvelőre hárul. Leírjuk az alapvető lépéseket.

Január 1-étől a gazdálkodó szervezetek elektronikusan kizárólag cégkapun keresztül intézhetik adóügyeiket a Nemzeti Adó- és Vámhivatalnál (NAV) is. A bevallások beküldésére és hivatalos dokumentumok letöltésére is a cégkaput kell használni. Alapvető és sürgős feladat tehát a cégkapu beállítása, ügykezelők felvitele, jogosultságok szabályozása.

 
Kell a cégkapu

A cégkapu az állammal való – kötelező – elektronikus kapcsolattartást biztosítja. A cégkapuval még nem rendelkező gazdálkodási szervezeteknek regisztrálniuk kell a céget annak képviselője által.  Mondjuk ezt már pont egy évvel ezelőttig – 2018. január 1-ig el kellett végezni. 
Ha esetleg egy cégnek nem lenne cégkapuja, itt tudja elvégezni (pótolni) a regisztrációt:
www.cegkapu.gov.hu  Ez az oldal csak a regisztráció elvégzésére szolgál.

A cégkapu regisztrációról itt olvashatók tudnivalók:
https://ugyintezes.magyarorszag.hu/dokumentumok/ckp_regisztracio.PDF
 
Az elektronikus munkavégzés helye:  www.tarhely.gov.hu 
 
Az állammal – a különféle állami szervezetekkel – történő levelezés, dokumentumok, bevallások, kérelmek, határozatok, levelek  küldése, fogadása már a www.tarhely.gov.hu oldalra lépve történik. A napi folyamatos munkavégzés során nem a www.cegkapu.gov.hu oldalt kell felkeresni, hanem a www.tarhely.gov.hu -t. Gyakorlatilag ez utóbbi a cégkapu. A cégkapu lassan egy év már megvan – de most, hogy a NAV előtti kapcsolattartás is itt fog zajlani – ha eddig nem lett volna itt élet, akkor január 1-től lesz.

El kell végezni a cégkapu szabályozását.  Itt kkv-k legalapvetőbb teendőit ismertetjük.
 
A legfontosabb feladat kkv-kban, hogy legalább a könyvelőt vigye fel a vállalkozás a saját cégkapuja ügykezelőjeként. Ez mind a könyvelőnek, mind a cégnek nagy könnyebbség lesz.

Ugyanakkor a cégvezető legyen tisztában a cégkapu jelentőségével, működésével, kockázataival és felelősségi kérdéseivel. Ha változik az ügyvezető személye, azt a cégkapun is át kell vezetni. A cégkapu menedzselése és felelőssége nem hárítható át a könyvelőre – és a könyvelő ne is vegye át se a menedzselést, se a felelősséget.  Ettől óva intünk minden ügyvezetőt és minden könyvelőt. Megtörtént eset, hogy cégkapura érkezett a bíróságnak az a végzése, amely a cég felszámolását rendelte el – de hát ezt senki nem figyelte – így annak rendje és módja szerint a cég tökéletes tudatlansága mellett a felszámolási végzés jogerőre is emelkedett.

 
Lépésről lépésre

Az alábbiakban lépésről lépésre bemutatjuk, hogyan kell a könyvelőt regisztrálni és jogosultságait beállítani a cégkapun. Egyébként más feladatkörű ügykezelőket ugyanígy kell felvinni.
 
Kiemeljük, hogy a NISZ Zrt-nek van egy anyaga a tárhely adminisztráció lépéseire, amely letölthető itt:

https://ugyintezes.magyarorszag.hu/dokumentumok/hep_tarhely_admin.pdf
 
A Jogosultságkezelés, automatikus címkézési szabályok című NISZ tájékoztató anyaga pedig  letölthető itt:

https://ugyintezes.magyarorszag.hu/dokumentumok/jogosultsagkezeles.PDF
 
Tehát a lépések – feltételezve, hogy ügyfelkapus azonosítás és a cégkapu regisztráció adott.
 
1. A cégkapu megbízott (ügyvezető) a „tarhely.gov.hu” oldalra a saját ügyfélkapus azonosítóival belép.

2.Azonosítás után az ÉRTESÍTÉSI TÁRHELYRE érkezik, itt a bal oldalon, a logó (Ügyinézés szabadon) alatt találhatók adószámmal jelölve azok a cégek, vállalkozások, amelyekben cégkapu kapcsolattatóként érintett.  Az adószámra kattintva láthatjuk az érkezett küldeményeket – a napi postát – de most nem ez a témánk.
 
3. A képernyő jobb felső részben a „Beállítások” menüpontra kell lépni – és a program átlép a „Tárhely adminisztráció”-ra. A képernyő közepe táján a Cégkapu adminisztráció alatt látható a vezetett cég/cégek elnevezése. A „Hosszú név” alatti cégnévre kell rákattintani, és megjelenik a „Cégkapu részletek” elnevezésű menüpont.

4. Az „Ügykezelők” elnevezés alatt megjelent a cég ügyvezetőjének (kapcsolattartó)  neve.

 
Új ügykezelő – például a könyvelő – felvitele az „Új hozzáadása”  menüvel történik.
 
Szükséges adatok: (születési név, viselt név, anyja neve, születési hely, születési idő). A felületen megjelenő két kérdés melletti mezőt üresen kell hagyni (új üzenetküldés tiltása, cégképviseletre jogosult)

Ezzel már készen is van az ügykezelő felvitele.

Ezzel az ügykezelő ugyanazon üzeneteket látja, mint a cégkapu megbízott (kapcsolattartó)  
 
A felvitt  ügykezelők a saját tárhelyükre történő belépés után a bal felső kék mezőben látják saját nevüket. Ezt a mezőt lenyitva láthatják mindazokat a cégeket, amelyek meghatalmazták ügykezelőként. A  cégek adószáma jelenik meg, de az adószám melletti ceruza jelre kattintva a cég neve is odaírható. Ha itt rákattint a cégre, akkor a bal oldali menüsor alatt megjelenik minden címke, amelyet az adott cég meghatározott az előzőekben felsoroltak szerint.

5. A vevénykezelési profilok beállításnál tulajdonképpen csak az kerül beállításra, hogy az e-mail címre milyen jellegű üzenetek érkezzenek. A központilag megadott alapbeállításokat használjuk.

6. Az „Automatikus címkézési szabályok” alatt lehet megjelölni azt, hogy milyen jellegű ügyeket szabályozunk, és majd később ezekhez lehet rendelni az ügykezelőket. És itt lehet új cimkét is létrehozni. Például az adókkal kapcsolatos ügyintézésre létre lehet / kell hozni az adók, adózás címkét és ehhez már hozzárendelhetjük az ügykezelőjét.
 
7.Szóval először címkét kell létrehozni, tehát az „Automatikus címkézési szabályok” menüpont alatt válasszuk az „Új hozzáadása” menüt.

Első lépésként a címkézési szabály nevét adjuk meg, mondjuk legyen „Adó”, a következő mezőben a szabályt írhatjuk le, például beleírhatjuk, hogy az összes NAV-os adót tartalmazó ügyletek tartoznak ide.

A következő mező a szabály felállítása lesz, ebben az esetben a feladó egyenlő NAV (ez utóbbit be kell írni, és nehezen veszi be a mező), vagyis azt a szabályt állítottuk fel, hogy az „adó” címke alá mindazon üzenetek tartoznak, amelyek feladója nevében szerepel a NAV kifejezés.

Ha ez készen van, akkor az „Új címke létrehozása” mezőre kell kattintani és megadni a címke nevét (ez fog megjelenni a tárhelyen, mint csoportképző), és megadható az is, hogy korlátozott hozzáférésű legyen – így majd csak az fogja látni, akit ehhez a címkéhez rendelünk + az ügyvezető, aki mindent lát.)  Ha ez készen van, akkor az „Automatikus címkézési szabály mentésére” kell kattintani.

A számviteli beszámoló közzététele kapcsán javasolt még felvenni „Vagy” -al a Feladó = CÉGINFÓ szabályt is.

8. Ha az előző pontban bepipáltuk a korlátozott hozzáférést, akkor az adminisztrációs oldal Automatikus címkézési szabályok feletti menüpontban megjelennek a korlátozott hozzáférésű címkék. Amikor a címke jobb oldalán lévő szerkesztő ceruzára rákattintunk, akkor az adott címkéhez a korábban felvitt ügykezelők közül kiválaszthatjuk azt a személyt, akihez az ügyletcsoportot rendeljük (be kell pipálni a név melletti mezőt). Majd az „összerendelés mentése” mezőre kattintva elmentjük.
 
Máris készen vagyunk egy jogosultság-kiosztással.

Az ügykezelőre címkézett küldeményeket csak az ügykezelő és kapcsolattartó (ügyvezető) látja. Jó tudni, hogy ellenben a nem címkézett küldeményeket minden ügykezelő látja.  Ezt úgy kerülhetjük el, hogy ügykezelő kijelölése nélkül hozunk létre korlátozott hozzáférésű címkéket az Automatiksu cimkézési szabályok alatt. Ezeket csak a  cégkapumegbízott és a cégképviseleti jogosultsággal rendelkező ügykezelő kezelheti.
 
A 6. pontban leírtaktól kezdve ismételhető számtalanszor a művelet – csak tudjuk, hogy milyen ügyletcsoportok lehetnek, azok milyen közös ismérvvel definiálhatók, és melyik ügykezelőhöz delegáljuk a feladatot. Úgy vélem, hogy ez lesz a legnehezebb feladat. Képzeljük el, hogy minden ügyvezető hosszú órákat fog azzal eltölteni, hogy kitalálja az ügyleteket, majd ezeket a paraméterezéseket is elvégzi majd. Hát…  ez biztosan nem fog menni.

Forrás: dr. Szabó Tibor – Önadózó