Igazán jóleső érzés június első hétvégéjét követően megállapítani, hogy túl vagyunk az évzárási hajrán. Az okos ember holtig tanul, így mi se késlekedjünk levonni a beszámoló készítés konklúzióit! Amíg még friss a fejünkben az élmény, nézzük meg, lehetne-e másképp, egyszerűbben, rugalmasabban évet zárni, hogy a következő ilyen időszakunk kevésbé legyen megterhelő!

Milyen részekre bontható a beszámoló készítés folyamata és hogyan tegyük azokat hatékonyabbá?

Ennél az kérdésnél induljunk ki abból, hogy miként tehermentesítsük a legértékesebb munkaerőt, a főkönyvelőt, a könyvelőiroda vezetőjét, a könyvelőt, hogy tudják segíteni őt a kollégák? Meggyőződésünk, hogy csapatmunkában lényegesen jobb – és ami még ennél is fontosabb, ellenőrzött – beszámolót adhatunk ki a kezünkből.

• Alakítsunk ki több szintet a könyvelési munka és zárlati munka során.

Nevezzük előkészítési szakasznak azt az időszakot, amikor várunk az ügyfél által prezentált adatokra. Ilyen például a készlet leltár, vagy a folyamatban lévő és az évek közt áthúzódó projektek számbavétele.

• Készítsünk erre egy ütemezést és küldjünk egy előre megírt körlevelet az ügyfeleinknek, ami összefoglalja mit is várunk pontosan, s milyen határidőkkel. Sokat számít, ha röviden és közérthetően ismertetjük a kéréseink mögött rejlő számviteli- és adózási definíciókat is.

Vannak annak olyan zárlati feladatok, amelyet a könyvelő vagy pénzügyi asszisztens tökéletesen el tud végezni. Ide sorolhatjuk azokat az egyeztetéseket, melyek a könyvelési rendszerből kinyerhetőek és egy jó segédprogrammal irányítottan, hatékonyan ellenőrizhetőek. Célszerű ezeket cég mérettől függően havonta, de legalább negyedévente elvégezni. Ha ez még nem eszerint történik, akkor vezessük be, hiszen rengeteg időt takarítunk meg a folyamatos egyeztetéssel. Mi ennek a legegyszerűbb módja?

• Havi riport – automatizált módon. Csak a főkönyvre van szükség ahhoz, hogy az ügyfél lássa a legfontosabb egyenlegeit, bevételeit, költségeit, ráfordításait.
• Rendezetlen vevők, szállítók, előlegek egyeztetése, egyenleg kiküldése az ügyfélnek (ez semmiképpen se maradjon az év végére).
• Havi adófolyószámla egyeztetés – szintén automatizálva. Ez alatt a NAV e-Bev rendszeréből letölthető adószámla és a főkönyv egyezőségének kimutatását értjük. Ennek során azonnal fény derül a téves utalásokra is (legkésőbb negyedévente).
• A rendszeresen ismétlődő költségek és bevételek meglétének kontrollja (pl. le van-e könyvelve valamennyi hónapra a könyvelési díj, vagy a bérleti díj).

A főkönyvelő feladatai lényegesen csökkennek, ha a fenti munkafolyamatokban segítséget tud kérni, meg tudja szervezni ezek elvégzését. Amióta a könyvelési rendszerek jó része képes automatikusan beolvasni a könyvelésbe kerülő adatokat, ezzel kiváltva a manuális adatrögzítést, a korábbinál is nagyobb szerepet kap az ellenőrzés, a kontrolling. Azt gondolhatnánk, hogy ez több feladatot ró a könyvelést vezetőre, de valójában nem így van. A manuális adatrögzítés és egyeztetés automatizálásával a jól megtervezett és kialakított ellenőrzési pontok leegyszerűsítik a zárlati teendőket – legyen ez havi, negyedéves vagy éves zárlat.

A fentieken túl lényeges az is, ha már év közben (jellemzően az év elején) oly módon alakítjuk ki az adózással kapcsolatos táblázatainkat, hogy abban folyamatában követjük le a változásokat. Jó példa erre az aktuálisan módosuló cégautó adó, vagy a gépjármű adó, a rehabilitációs hozzájárulás, a kiva személyi kedvezményei… és persze sorolhatnám még. Ugyanilyen értékes lehet azonban a mérleg analitikák folyamatos vezetése. Vegyünk például egy felvett, vagy visszafizetett hitelt, lízinget, avagy tulajdonos váltást, illetve üzletrész arány változást. Leegyszerűsítve így fogalmaznám meg:

• Használjunk egységes mérleg analitikákat és vezessük folyamatában a változásokat.
• Legyen egységes az adó levezetésünk, minden időszak tartalmazza a szükséges tárgy időszaki levezetés mellett a halmozott adó számítást is.
• Készítsünk mérleget és eredménykimutatást év közben is és világítsunk rá a lényeges pontokra. Ennek célja, hogy elemezzük a változást az előző évhez képest, vizsgáljuk meg azt a főbb viszonyítási alaphoz mérten és tekintsünk rá az arányokra. (Mint például a mérlegfőösszeghez viszonyított befektetett eszközök vagy vevői követelések, saját tőke/idegen tőke aránya, az árbevétel arányos eredmény, a nettó forgótőke, … stb.) Gondoljuk itt arra, hogy ha az ügyfelünk hitelt venne fel, vagy pályázni szeretne, akkor idejében szembesülnie kell a beszámolóból kiolvasható pénzügyi vagy jövedelmi helyzet mutatószámokkal, ami alapján a minősítést kapja. Így lesz lehetősége a mutatókat korrigálni, döntést hozni a tevékenység során egy-egy folyamat esetleges elindításáról vagy befejezéséről.
• Vizsgáljuk meg az ügyfél által kiállított számlákat, készítsünk riportot a számlák összességéről, a kedvezményekről, a számlázási szokásokról, és ismertessük ügyfelünkkel a számlázás összesítése során azonosított kockázatokat.

Ne felejtsük el, hogy a könyvelő az ideje nagy részében a múltat követi le, hiszen a pénzügyi számvitel a múltban megtörtént ügyletekről és azok megjelenítéséről szól. Ellenben, ha a fenti riporttal, beszámoló elemzéssel biztosítani tudjuk a naprakészséget, akkor átlépünk a vezetői számvitel területére, amely során ügyfelünk (főnökünk) jövőbeli döntéseit segíthetjük elő. Ez a fejlődés pedig lényegesen felértékeli munkánkat.

A fentiek kialakítása hosszú folyamat és munkabefektetés lehet, ha nincs hozzá megfelelő alapunk. A naprakész követés is időigényes. Aki szeretné mindezt készen megkapni, használatba venni, annak javaslom ELZA használatát. ELZA egy olyan digitális asszisztens az irodában, aki szervezett módon tudja irányítani a fenti folyamatokat, tevékenységeket.

A cikk szerzője:
Tusnádiné Ágoston Márta
kamarai tag könyvvizsgáló, adótanácsadó, informatikus mérnök,
az ELZA elektronikus zárást támogató program és a Metrum Referencia könyvvizsgáló program szakmai fejlesztője, a Magyar könyvvizsgálói Kamara Oktatási Központ oktatója