Mire kell figyelni, ha a munkáltató felhőalapú HR-szoftver vezetésére szeretne átállni? – kérdezte az Adózóna olvasója. Dr. Hajdu-Dudás Mária ügyvéd válaszolt.

A kérdés konkrétan így szólt: „Szervezetünk szeretne átállni egy felhőalapú HR-szoftver vezetésére, amely a home office-munkavégzések magas aránya miatt nagyban támogatná a papír nélküli munkaidő-nyilvántartás modernizálását.

Mindenki normál, 8 órás munkarendben dolgozik, illetve a részmunkaidősök esetében sincs semmi egyedi. Nincs túlóra, nincs több műszak, nincs hétvégézés vagy más pótlékos munkavégzés. A szoftver munkavállalói felületén a munkavállaló magának vezetheti a jelenlétét az adott napra egy kattintással (az előre feltöltött havi munkaidő naponta történő pipálásával), amely bekerül a HR-szoftverbe, és ez alapján történik a bérszámfejtés stb. is. A szabadságkérelmek is online futnak be a vezetőkhöz, akik online hagyják jóvá azokat. A kérdés ennek szabályosságára, jogszerűségére vonatkozik.”

SZAKÉRTŐNK VÁLASZA:

A választ néhány általános szabály ismertetésével érdemes kezdeni. A munka törvénykönyve (Mt.) arról külön nem rendelkezik, hogy a nyilvántartási kötelezettségnek a munkáltató milyen formában kell eleget tegyen, így e körben a bírósági gyakorlatra támaszkodhatunk.

A nyilvántartásnak az alábbi követelményeknek kell megfelelnie:

• legyen ellenőrizhető a munkavállaló és a hatóság számára is;

• legyen hiteles, azaz az abban foglalt adatok valóságnak megfelelőségét a munkáltató és a munkavállaló is igazolja;

• legyen teljes és valós, az valamennyi szükséges adatot tartalmazzon, és valamennyi munkavállaló tekintetében rögzítse a munka- és pihenőidő kezdetét és végét.

A fentiekből következően megfelelő mind a papíralapú, mind az elektronikus formában készített nyilvántartás, a lényeg, hogy abból később is hitelesen visszakereshetők legyenek a munka- és pihenőidővel kapcsolatos adatok. A fentiekre kell tehát figyelnie a munkáltatónak (ahogyan a kérdésből látszik, ez meg is valósul). Értelemszerűen, ha előbb kezd vagy később fejezi be a munkavállaló a munkát, azt is fel kell tüntetni – azaz a kattintáson túlmenően erre is legyen lehetőség (ha ekkor a munkáltató rögzíti a módosítást, az is rendben van).

Ami esetleg még érdekes lehet a munkáltató számára:

A BH2013.226. eseti döntés szerint a nyilvántartás vezetése során a beosztáshoz képest végrehajtott változtatásokat, például a munkavállaló kérésének megfelelő műszakcserét, az engedélyezett távollét megállapodáson alapuló ledolgozását is megfelelően dokumentálni kell. A Salgótarjáni Munkaügyi Bíróság 2.M.1144/2005/20. számú ítélete szerint „a jelenléti ív az, amelyre a dolgozó beírja a munkahelyre történő érkezésének és távozásának pontos időpontját, és azt a munkahelyi vezető leigazolja, vagy a jelenléti ívet a munkahelyi vezető tölti ki, de azt a dolgozó aláírásával igazolja”.

Az adminisztrációs kötelezettségen könnyítő szabályként kínálja fel az Mt. 134. § (3) bekezdésének lehetőségét, mely alapján a rendes és rendkívüli munkaidőt tartalmazó nyilvántartás az írásban közölt munkaidő-beosztás hónap végén történő igazolásával és a változás naprakész feltüntetésével is vezethető. Ez azt jelenti, hogy ha a munkavállaló valamilyen oknál fogva a munkaidő-beosztásától eltérően végez munkát, azt a munkáltatónak az adott napon rá kell vezetnie a munkaidő-nyilvántartásra, majd a hónap végén az egész havi munkaidő-nyilvántartást alá kell íratnia a dolgozóval. Végső soron Önök is hasonló megoldást követnek, azzal, hogy naponta vezetik a nyilvántartást.

A szabadság kiadásának nyilvántartása szintén a munkáltatóra van bízva. Azokat a napokat, melyek kiadását a munkavállaló kezdeményezi – mivel 7 munkanappal rendelkezik –, javasolt külön is vezetni. Ez alatt azt kell érteni: tökéletes, ha e-mailben kezdeményezi a kiadást a munkavállaló, nem kell aláírnia külön nyomtatványt. Ugyanez az irányadó, ha a munkáltató a 7 napon túlmenően is biztosít lehetőséget a kiadás kérésére. A fentiekhez hasonlóan a munkavállaló részére betekintési és ellenőrzési lehetőséget javasolt biztosítani a nyilvántartásba. Esetleges jogvita vagy hatósági ellenőrzés során az a lényeges, hogy látható legyen a nyilvántartásokból a szabadság szabályszerű kiadása.