Júliustól fontos változást jelent a pénzügyi adminisztrációban, hogy a számla kiállítására megszabott határidő a teljesítést követő 15 napról 8 napra rövidül. Vagyis júliustól a termékértékesítéshez, vagy szolgáltatásnyújtáshoz kapcsolódó számlákat hamarabb el kell készíteni, és kibocsátani a partnerek, vásárlók, megrendelők felé.

Az áfatörvény értelmében a számla kibocsátásáról az adózók legkésőbb a teljesítésig, előlegfizetésnél a fizetendő adó megállapításáig, de legfeljebb az ettől számított ésszerű időn belül kötelesek gondoskodni. A számla kibocsátására rendelkezésre álló ésszerű időt ügylettípustól függően határozza meg a szabályozás. A számlakibocsátási kötelezettségnek az alábbiak szerinti határidőben kell eleget tenni 2020. július 1-től:

• Közösségen belüli adómentes termékértékesítés esetén, vagy nemzetközi fordított adózás alá tartozó szolgáltatásnyújtás esetén, a teljesítés hónapját követő hónap 15. napján belül.
• Az előző esetkörbe nem tartozó, valamint a kezelőszemélyzet nélküli automata berendezés útján teljesített termékértékesítéstől, szolgáltatásnyújtástól eltérő olyan esetekben, ahol az ellenértéket – ideértve az előleget is – készpénzzel vagy készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel térítik meg, haladéktalanul.
• Egyéb, általános esetben, amikor a számla áthárított adót tartalmaz, vagy annak áthárított adót kellene tartalmaznia, 8 napon belül kell a számlát kibocsátani.

A számlán szereplő dátumokról, a számlakibocsátás dátumáról, a teljesítés időpontjáról, a fizetési határidőről és ezek áfavonzatairól részletesen írtunk korábban. Mindegyik időpontnak fontos szerepe van (vagy lehet) a számlán, az ügylet tartalmától függően például fontos hogy forint/deviza alapú, vagy időszakos elszámolási ügyletről, részletfizetésről van-e szó. A számla teljesítési időpontja olyan adat, amely a NAV Online Számla adatszolgáltatás XML-ben kötelező adatként szerepel, így automatikusan bekerül a NAV-nál tárolt adatok közé.

A teljesítéstől számított számlakiállítási határidő megrövidüléséhez kapcsolódóan több teendő, folyamat is végiggondolandó, nemcsak a naptári napok számának csökkenése a számla kiállításakor. Mire kell még odafigyelni, ha a számla kiállítása nem azonnal és automatikusan történik meg, mint például egy webshopos vásárlás, vagy más B2C beszerzés során?  

Szerződések számlakiállításhoz kapcsolódó részletei

Az áfatörvény szerint a számlakibocsátási kötelezettség a teljesítéshez kapcsolódik. Elvi jelleggel a számlát nem azért kell kibocsátani, mert szerződés megemlíti a számlakibocsátást is, hanem azért mert végbement a teljesítés. Ettől függetlenül gyakran előfordul, hogy a számlázási feltételek pontos részleteit a szerződések, illetve az ÁSZF jellemzően pontosan rögzíti. A szerződésekben foglalt határidőknek ugyanakkor minden esetben összehangban kell lennie a törvényekben foglaltakkal. Amennyiben ezek felülvizsgálata eddig nem történt meg, fontos ellenőrizni és ha kell korrigálni, az itt lefektetett alapelveket, hogy a számlák kiállítása megfelelő időben és az áfatörvény rendelkezéseivel összhangban megtörténhessen. Érvénytelen például az a szerződéses kikötés, mely nem a teljesítéshez, hanem más eseményhez, például a teljesítésigazolás kézhezvételéhez köti a számlakibocsátást. 

A számlakiállításhoz szükséges külső és/vagy belső adatszolgáltatás időintervalluma 

A szerződések mellett az eddigi belső és külső adatszolgáltatási folyamatok, gyakorlat áttekintésére és módosítására is szükség lehet, hogy a 8 napos intervallumot a partnerek felé kiállított számlák kapcsán egy társaság tartani tudja. Főként szolgáltatásoknál gyakori probléma, hogy egy összetettebb munka elvégzése és elszámolása több belső jóváhagyási lépésen megy keresztül. Tekintettel kell lenni arra, hogy a számlakiállításig az információk, adatok begyűjtése elhúzódó folyamat, így akár a belső határidők átdolgozására, esetlegesen a számlázáshoz kapcsolódó jóváhagyási folyamatok átdolgozására lesz szükség. Az építőiparban például gyakori, hogy a számla kibocsátását a megrendelő teljesítési visszaigazolásához kötik, amely gyakran elcsúszik.  Érdemes végiggondolni, hogy az elszámolási, jóváhagyási periódusok rövidítését online eszközök, online dokumentumkezelési technika hogyan segítheti.

Pénzügyi teljesítések, cashflow-tervezés

A számlakibocsátás – amellett, hogy törvényi kötelezettség – egyben önérdek is, hiszen minél előbb bocsátjuk ki a számlát, annál előbb leszünk a pénzünknél. A számlakiállítás időpontjának lerövidülése a számla kifizetésének időpontját is előrébb hozza, így a számla befogadói oldalról nézve érdemes végiggondolni, hogy mindez hogyan érinti a társaság cash-flow tervezését. Nagyon nem mindegy, hogy egy szerződés úgy rendelkezik, hogy az ellenérték kifizetése a teljesítéstől, vagy a számlakibocsátástól számított 30 napon belül esedékes. Az előbbi rendelkezés esetén a június 30-án teljesült ügylet ellenértékét a vevőnek július 30-ig ki kell fizetnie még akkor is, ha a számlát az eladó július 8-án bocsátotta ki. Az utóbbi szerződéses rendelkezés esetében azonban a fizetési határidő kitolódik augusztus 7-ig.

Mik voltak eddig, melyek lehetnek a főbb buktatók a számla határidőn belüli kiállítása előtt? 

Az áfatörvény rendszerében bármely ügylet termékértékesítés vagy szolgáltatásnyújtás. Erre figyelemmel , valamint a teljesítési időponthoz való igazodás szükségességére, a konkrét ügyleteknél azt szükséges vizsgálni, hogy termékértékesítés esetén a tulajdonosként való rendelkezési jogosultság átszállása megtörtént-e, illetve az ügyletnél a megvalósulás bekövetkezett-e a fizikai megvalósítással, vagy csak a teljesítés igazolásával jön létre. Az a kérdés tehát, hogy a felek közötti megállapodás alapján a teljesítéshez szükséges-e annak elfogadása és igazolása a vevő részéről, vagy a teljesítésigazolás „csak” az adóalanyok egymás közötti elszámolásához szükséges dokumentációként szolgál.

Amennyiben az ügylet teljesítésének nem feltétele a formális teljesítésigazolás kiállítása, akkor az ún. fizikai teljesítés napjától kell számítani a számlakibocsátásra nyitva álló határidőt. Ilyen esetben, amennyiben a számla kibocsátására – július 1. után – a fizikai teljesítést követő több mint 8 nap elteltével kerül sor (akár a teljesítésigazolás hiányára, akár más okra tekintettel),akkor a számlakibocsátó az adózás rendjéről szóló törvény szerinti mulasztási bírsággal sújtható. 

Milyen következményei vannak az esetleges számlakibocsátási késedelemnek?

A számla késedelmes kiállítása esetén a szabályozás alapján az adóhatóság mulasztási bírságot szabhat ki. Ennek kiszabása során a NAV mérlegelheti, hogy az adózó mindent megtett-e annak érdekében, hogy a számlát az előírt határidőig kiállítsa. Bizonyos esetekben a számla kiállítása olyan előfeltételhez is kötődhet, amely az adóalany érdekkörén kívül esik. Amennyiben tehát az adózó alá tudja támasztani, hogy a számlakiállítás csúszása rajta kívülálló okokból nem történt meg, a hatóság e mulasztási bírság kiszabásától eltekinthet. 

A késedelmes számlakiállítás bírságkockázata akár számlakibocsátásonként is értelmezhető. Ennek fényében érdemes a belső folyamatokat olyan szempontból is áttekinteni, hogy külön lehet-e esetleg választani bizonyos tevékenységek számlázását. Javasolt mielőbb/ hó elején kiállítani azokat számlákat, amelyek esetében az adat időben rendelkezésre áll és leválasztani azt a számlázást, ahol a számlázás külső vagy belső adatszolgáltatásra épülő és ahol várhatóan nem fog rendelkezésre állni az adat a 8. napig. Így minimalizálni lehet a bírság kockázatát, adott esetben a mértékét.

Fordított adózás esetében mi a helyzet a számlakibocsátási határidővel?

A fordított adózás alá tartozó ügyletekben nincs áthárított áfa, így az ilyen ügyletekre a 8 napos határidő nem vonatkozik. A számlakibocsátás ésszerű határideje azonban ez esetben is időkorlátot jelent. A számlabefogadónak – aki egyben az adófizetésre kötelezett – a fordított adózás szabályai szerinti adófizetési kötelezettségét az Áfatörvény 60. §-ában előírtak szerint, de legkésőbb a teljesítést követő hónap 15. napját magában foglaló bevallásban számla nélkül is teljesítenie kell.

Számlakibocsátás időszakos elszámolási ügylet esetén 

A szabályozás régóta megosztja az adótanácsadói szakmát, hogy a határozott időszakra szóló elszámolások esetén ezt a 15/8 napot honnan kell számítani. Az elszámolási időszak utolsó napjától vagy – mivel az ilyen ügyleteknél a teljesítés dátumát a fizetési határidő határozza meg -, nem is értelmezhető ez a szabály, azaz gyakorlatilag soha nem tudunk a számla kiállításával késedelembe esni. Az uralkodó nézet szerint a jogalkotói szándék az előbbi álláspontot volt, hiszen a 15/8 napos szabálynak éppen az a lényege, hogy a számlakiállítási kötelezettséget ésszerű keretek közé szorítsa, mindenki számára.

Forrás: www.rsm.hu