Az év végi készletleltár a vállalkozások egyik legfontosabb zárási feladata. A számviteli törvény előírja, hogy a mérleg fordulónapjára a vállalkozásnak tételes, kívülálló által is ellenőrizhető leltárt kell készítenie, amely mennyiségben és értékben is tartalmazza a meglévő eszközöket.

A leltározást el lehet végezni közvetlenül a fordulónapon, de lehetőség van arra is, hogy a fordulónapot megelőző vagy követő három hónapon belül történjen a leltározás. Ilyen esetben a leltár és a fordulónap közötti időszak készletmozgásait pontosan dokumentálni kell, és ezekkel korrekciót kell végezni, hogy a fordulónapra vonatkozó leltáradatok megbízhatóan meghatározhatók legyenek.

Egy jól előkészített és szabályosan végrehajtott leltár nemcsak a könyvvizsgálatot segíti, hanem biztosítja, hogy a vállalkozás vagyoni helyzete valósághűen jelenjen meg a beszámolóban. Ez a tulajdonosok, partnerek és hatóságok felé is megbízható képet ad, és csökkenti a későbbi viták, hiányok vagy önellenőrzések kockázatát. A leltározás során szerzett tapasztalatok ráadásul a belső folyamatok fejlesztéséhez is hasznos információkat nyújthatnak.

A könyvvizsgáló nem leltároz, hanem ellenőriz

Fontos kiemelni, hogy mi könyvvizsgálóként nem a leltározásban veszünk részt, hanem a leltárfelvétel ellenőrzésében. Ez általában azt jelenti, hogy a leltározás befejezése után érkezünk a helyszínre, és tesztszámolást végzünk, hogy meggyőződjünk a leltár megbízhatóságáról.

A tesztszámolás során két irányból választunk mintát:

• Leltárívből visszafelé haladva megkeressük a raktárban a kiválasztott tételeket, és ellenőrizzük a tényleges mennyiséget.
• Polcról előrefelé választunk ki árukat, és összevetjük a leltáríven szereplő adatokkal.

Ezekkel a próbákon keresztül ellenőrizzük, hogy a leltározás menete szabályszerű volt-e, a mennyiségi felvétel pontosan történt-e, és az adatok megbízhatóak-e.

Értékelés és készletérték vizsgálata

Ha a vállalkozás már elvégezte a készletek értékelését, akkor a tesztszámolás mellett mintavételes értékellenőrzést is végzünk. Kiválasztott tételeknél összevetjük a leltárban szereplő értéket a könyveléssel és a bizonylatokkal, hogy megbizonyosodjunk arról, az értékelés megfelel a számviteli szabályoknak, és a készletérték helyesen került kimutatásra.

Ellenőrizzük továbbá a fordulónapot követő időszak készletmozgásait is: ha a leltározott készletből a következő év elején nem történt értékesítés vagy felhasználás, igazolni kell, hogy a kimutatott érték nem haladja meg a piaci értéket. Ez különösen fontos, ha az adott készlet piaci ára csökkent, hiszen a beszámolóban valódiságot kell biztosítani.

Összegzés

A készletleltár a mérleg egyik legkritikusabb alátámasztó dokumentuma. A könyvvizsgáló feladata ilyenkor annak ellenőrzése, hogy a leltározás szabályosan történt-e, az értékek helyesek-e, és a beszámoló valós képet ad-e a vállalkozás készleteiről. A pontos előkészítés, a jól dokumentált leltározás és a megfelelő értékelés nemcsak a könyvvizsgálat során segít, hanem a vállalkozás saját döntéseinek megalapozásában is.

Selejtezés év végén – nem csak lomtalanítás

Az év végi leltározás során gyakran derül ki, hogy bizonyos készletek már nem használhatók, elavultak, megsérültek, megromlottak, vagy egyszerűen értékesítésre alkalmatlanná váltak. Ezeket a tételeket nem lehet a készletben hagyni – ilyenkor kerül sor a selejtezésre, amely nemcsak gyakorlati, hanem számviteli feladat is. A selejtezés célja, hogy a mérleg valóban csak a ténylegesen meglévő és értékkel bíró eszközöket mutassa.

A selejtezés menete

A selejtezésről mindig írásos jegyzőkönyvet kell készíteni. Ebben tételesen szerepel a selejtezett készlet megnevezése, mennyisége, könyv szerinti értéke, valamint a selejtezés oka (pl. elavulás, sérülés, romlás). A jegyzőkönyvet általában egy belső bizottság vagy felelős személyek írják alá. A megfelelő dokumentálás nem csak belső kontroll szempontból fontos – adózási és könyvvizsgálati ellenőrzésnél is ez az alap.

Számviteli szempontból a selejtezett készlet értékét ki kell vezetni a könyvekből, és egyéb ráfordításként kell elszámolni. Ha maradvány vagy hulladék keletkezik (például újrahasznosítható anyag), annak értékét külön kell kimutatni és később bevételként elszámolni.

Adózási és könyvvizsgálati vonatkozások

A megfelelően dokumentált selejtezés számviteli szempontból szabályos ráfordítás, amely a társasági adóban is elismert lehet. Ha azonban a selejtezés oka hiány vagy nem megfelelő kezelés, az adóalapot növelheti. Áfa szempontból pedig fontos megkülönböztetni, hogy a készlet megsemmisült, megromlott, vagy más okból vált használhatatlanná — bizonyos esetekben ugyanis áfa-korrekcióra is szükség lehet.

Könyvvizsgálat során külön figyelünk arra, hogy a selejtezési jegyzőkönyvek rendelkezésre álljanak, a selejtezett tételeket ténylegesen kivezették-e a könyvekből, és az értékvesztést vagy ráfordítást megfelelően számolták-e el. Ezzel biztosítható, hogy a készletérték reális képet adjon a vállalkozás vagyoni helyzetéről.

Miért fontos a selejtezés a vezetés és a tulajdonosok számára?

A selejtezés valójában nem veszteség, hanem tisztánlátás. Ha a készletnyilvántartásban olyan tételek szerepelnek, amelyek valójában már nem értékesíthetők vagy felhasználhatók, az torz képet ad a vállalkozás vagyonáról és eredményéről. A készlet mesterségesen magas értéke javíthatja a papíron kimutatott eredményt, de félrevezetheti a tulajdonosokat, a vezetést, a bankokat és partnereket is.

A pontos selejtezés révén a vezetés reálisabb képet kap a működő tőke nagyságáról, a forgási sebességről és a készletek valódi hasznosíthatóságáról. Ez alapvetés a megalapozott döntéshozatalhoz: például új beszerzések, raktárgazdálkodás vagy beruházási döntések esetén. A tulajdonosok szempontjából pedig a selejtezés hozzájárul a beszámoló megbízhatóságához, ami különösen fontos osztalékpolitika, finanszírozás vagy cégértékelés során.

Összegzés

A selejtezés nem pusztán „év végi takarítás”. Ha a készletben olyan tételek is szerepelnek, amelyek már nem értékesíthetők, az torzítja a mérleget és a beszámolót. A szabályos és időben végrehajtott selejtezés hozzájárul a pontos pénzügyi kimutatásokhoz, csökkenti az adózási kockázatokat, és támogatja a vállalkozás tudatos, átlátható működését.

Forrás: Pannónia Könyvvizsgáló Kft.